Bien s’organiser, par où commencer ?

Vous vous sentez submergés ?,

Vous ne retrouvez pas toujours vos documents aussi rapidement que vous le souhaitez ?

Votre boite mail explose, vous ne savez plus quelles sont vos priorités ?

Vous écrivez et réécrivez inlassablement vos listes de tâches ?

Pour Bien comprendre comment sortir de cette situation, faisons un premier constat ensemble…

Pour atteindre un objectif quel qu’il soit, vous aurez toujours besoin de 2 choses, 2 ressources

Petite précision avant de continuer, « Objectif » est ici à prendre au sens large, obtenir la solution à un problème, ou la réponse à une question est également un objectif,…

Prenons un exemple :

 

Vous envisagez de partir en vacances sous les tropiques ou ailleurs ?…

Vous allez sans doute  les préparer avec soin et commencer par ;

Emmagasiner de la documentation prise sur internet ou dans les agences de voyages pour

– Définir votre destination,

– Préparer votre itinéraire,

– Réserver les billets d’avion et les chambres d’hôtels, d’hôtes ou louer un appartement ou une villa…

Pour atteindre votre objectif, « Partir en vacances sous les tropiques »

Vous avez donc « récolté »

de ……l’information

et pour faire tout cela, vous avez eu besoin de…. temps

 

Pour atteindre un objectif quel qu’il soit, vous aurez toujours besoin d’information et de temps

 

Sur le schéma, matérialisons l’objectif à atteindre par une croix de couleur verte..

Si vous disposez de toute l’info dont vous avez besoin,

Et qu’il vous manque du temps vous n’atteindrez pas votre objectif

 

 

A l’inverse,

Si vous avez le temps nécessaire mais que vous n’avez pas

d’informations suffisantes vous ne pourrez pas non plus atteindre votre objectif.

 

 

Et parfois, …

il vous manque les deux, de l’information et du temps.

 

Pour notre exemple,

 

si manque d’informations = pas de documentation pour définir le lieu de vos vacances, pas de billets d’avion… = vous  ne partez pas !

si vous manquez de temps pour préparer vos vacances = pas de vacances ou en tout cas, pas sous les tropiques !

 

Pour atteindre vos objectifs il faut donc pouvoir retrouver toutes les informations (documents, fichiers) dont vous avez besoin pour agir le moment venu sans rien oublier et si possible sans effort de mémoire.

 

Vous arrive-t-il de rechercher un document plus de 5 secondes ?

Si oui, dites-moi dans les commentaires ci-dessous pour quelles raisons !

Si non, partagez vos techniques…

4 réponses
  1. Gaétan
    Gaétan says:

    Bonjour Thierry,
    Bonjour à tous,

    Merci pour cette analyse simple et pertinente de ce qui peut poser problème pour atteindre un objectif.

    Il y a un cas supplémentaire qui est source de désorganisation. C’est une extension du schéma #2 : quand j’ai trop d’informations pour toujours aussi peu de temps. Il me semble que ce cas particulier en paralyse plus d’un…

    A bientôt,
    Gaétan

    Répondre
    • Thierry COMPAGNE
      Thierry COMPAGNE says:

      Bonjour Gaëtan,

      C’est vrai, la quantité d’informations disponibles augmente sans cesse, nos boites de réception mails sont là pour en témoigner 😉 et l’excès d’informations est également difficile à gérer ! Il faut absolument adopter des techniques pour trier et mesurer la pertinence d’une info en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés. Cela fera, c’est sûr, l’objet d’un prochain article !
      Merci pour ce premier commentaire qui, je l’espère, marque le début de nombreux et fructueux échanges.

      A très bientôt
      Thierry

      Répondre
  2. Christophe
    Christophe says:

    Bonjour Thierry, excellente synthèse qui permet en effet de mieux voir comment avancer dans toutes les situations. Ce qui est bien et que reflète ton article : si on apprend à s’organiser dans son travail, on organise mieux tous les autres domaines et vice-versa…

    Répondre
    • Thierry COMPAGNE
      Thierry COMPAGNE says:

      Bonjour Christophe,

      Merci pour ce commentaire élogieux !
      Effectivement nos activités professionnelles et privées ne sont pas cloisonnées. Notre cerveau fonctionne beaucoup par associations d’idées. Il arrive donc très souvent de penser à des actions que l’on aura à mener dès notre retour au bureau alors que l’on est en train de patienter dans la salle d’attente de son dentiste ! Et inversement, il faut parfois impérativement penser à prendre rendez vous chez son dentiste pendant nos heures de travail sinon la rage de dent nous guette !
      S’il est essentiel d’adopter une organisation qui permette de structurer son information et son temps aussi bien dans la sphère professionnelle que privée, il faut en plus, qu’elle fonctionne exactement selon la même logique !
      Je vous en reparle bientôt !

      Bonne journée.
      Thierry

      Répondre

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