Retrouver ses documents, pourquoi est-ce parfois difficile ? 2/2

Tous les jours, vous emmagasinez une multitude de données en lien, ou non d’ailleurs, avec vos objectifs et projets du moment et vous pensez qu’il est parfois difficile de retrouver ses documents ?

Dans l’article précédent, nous avons mis en évidence les nombreux canaux de transmissions, supports, moyens et lieux de classement de toutes ces données que vous allez utiliser tous les jours.

Stocker de l’information n’est pas compliqué, je dirais même qu’avec les outils informatiques c’est presque trop simple !

Nous perdons la notion de volume physique que nous avions « avant » avec les piles de papier qui s’entassaient sur nos bureau. Maintenant, ce sont des « piles de mails » qui s’entassent dans nos messageries ! Le volume « mémoire » de nos ordinateurs est tel que nous pouvons stocker sans compter ou presque

Du coup vous vous retrouvez avec des quantités énormes d’informations dans vos espaces de stockages numériques….

Et pourtant, stocker toutes ces informations n’est pas une fin en soi.

Avant de pouvoir les utiliser pour les exploiter, les traiter le moment venu, il faudra les RETROUVER !

Sinon, autant les jeter à la poubelle tout de suite !

Il n’y a rien de pire que de partir à la recherche d’un document que l’on est sûr d’avoir mis quelque part et que l’on s’acharne à retrouver.

Eh oui, il est là ! Dans cette pile, à droite sur votre bureau, vous en êtes sûr, vous cherchez, vous cherchez, le temps passe…. Vous vous fatiguez et le stress monte !

Que se passe-t-il dans cette situation ? Vous faites surtout fonctionner votre mémoire !.

Vous avez fait une photo mentale du lieu où vous aviez « déposé » le document pour le ranger !

Lorsque vous recherchez ce document, quelque temps plus tard, vous essayez d’abord de vous remémorer la « photo » du lieu où vous avez stocké ce document.

Si cette photo est bien nette dans votre mémoire, pas de problème, vous partez à la recherche et vous retrouvez !

Mais…

5) Notre mémoire n’est pas…

Infaillible ; la photo du lieu de stockage est devenue floue ou complètement illisible, cela peut générer du stress et de la fatigue,

Transférable dans le cerveau d’une autre personne avec toutes les photos mentales que vous avez faites des lieux de stockage de votre information. Nous avions vu dans l’article précédent qu’ils étaient nombreux.

Tout ceci est très consommateur de temps…pour vous et pour les autres. Cela se traduit d’ailleurs bien souvent par ce type de situation ;

Le contexte : Nicolas est en déplacement, son portable sonne, c’est Martin qui l’appelle;

Martin ; « Je ne retrouve pas le dossier pour préparer le budget prévisionnel »,

Nicolas; « il est sur mon bureau, à peu près au milieu de la pile à droite dans la pochette rouge »

Entre temps, Pierre qui voit chercher Martin essaie de lui venir en aide… le chronomètre se met également en route pour lui !

Martin ; « Il n’y est pas ! »

Vos collaborateurs manipulent les dossiers, le temps tourne, et dans ces cas-là, beaucoup plus vite que l’on ne l’imagine ; 9 minutes se sont écoulées

Nicolas sollicite à nouveau sa mémoire…

Nicolas; « Euh ah oui ! je l’avais remis dans l’armoire sur la première étagère »

Martin ; « OK je l’ai Merci ! »

Bilan temps consommé ;

Pour Nicolas = 9 minutes

Pour Martin = 9 minutes

Pour Pierre = 5 minutes

Total pour les trois personnes = 23 minutes ! sans compter le temps dont ils auront besoin pour se reconcentrer et se remettre au travail.

Il est fréquent qu’une quatrième voir une cinquième personne s’impliquent pour vous aider à retrouver vos documents. C’est une situation qui se produit très souvent tout au long de l’année. Je vous laisse faire le compte !

Nous avons « planté le décor » et analysé le contexte dans lequel nous évoluons tous les jours.

Les solutions arrivent dans les prochains articles…..

 

Avez-vous déjà vécu ce type de situations ?

Faites vos retours d’expériences dans les commentaires !

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