Retrouver ses documents, pourquoi est-ce parfois difficile ? (1/2)

Des études ont permis de mesurer le temps moyen passé par un chef d’entreprise un cadre, un chargé d’affaires pour retrouver ses documents !

Le chronomètre ne démarre pas uniquement lorsque l’on part à la recherche d’un document que l’on pense avoir égaré.

Cette étude prend également en compte

– le temps passé à feuilleter les piles de documents posées sur le bureau pour retrouver le fax ou le courrier  qui vous a été envoyé la veille,

– le temps consommé pour ouvrir plusieurs mails dans votre boite de réception pour finalement extraire la pièce jointe dont vous avez absolument besoin pour continuer à travailler sur un projet…

Lors des séances de formation que je dispense en présentiel, je pose systématiquement cette question aux participants,

« D’après vous, quel est, en pourcentage le temps moyen, dépensé pour retrouver une information, un document au cours d’une journée ?

5%, 10%, 25% ou 50% ?

80% d’entre eux répondent 25% et c’est effectivement le résultat que cette étude a révélé !

C’est le temps moyen consommé pour retrouver les informations dont on a besoin pour atteindre les objectifs que l’on s’est fixés.

Supposons que vous estimiez le temps que vous passez à rechercher vos documents à environ 15%, tiens, ne serait-ce même que 10%, et qu’à partir de maintenant, vous puissiez d’un coup de baguette magique retrouver tout document quasiment instantanément…

Pour une journée de 8 heures cela représenterait « une économie » de temps de plus de ¾ d’heure, 48 minutes par jour soit 17H30 par mois (sur une base de 22 jours travaillés) ….

Imaginez ce que vous pourriez faire avec ces 17H30 par mois….)

1) Le flux de transmission est de plus en plus intense

Avec l’avènement d’Internet, et de la vitesse de transmission du savoir, alors qu’il y a 100 ans, le volume total de l’information doublait tous les 50 ans, de nos jours, l’information double tous les 9 mois ! Pour moi, le changement significatif s’est produit dans les années 2000 avec l’usage de plus en plus fréquent des messageries électroniques.

Vous le ressentez peut-être au quotidien lorsque vous ouvrez votre boite de réception mails ? Vous recevez  5, 20, 50 mails ou plus ? Sans prendre en compte les mails indésirables bien sûr ! Avant l’arrivée des messageries électroniques peu de personnes recevaient plus de 50 lettres « papier » par jour alors que c’est aujourd’hui monnaie courante par mail.

Effectivement, le flux d’informations que nous avons à gérer est de plus en plus intense

Et parfois, sur l’autoroute de l’information…vous vous sentez bloqué sur la bande d’arrêt d’urgence ?

C’est normal, nous sommes arrivés à cette situation progressivement, sans y avoir été préparé. Du coup, on essaie de se débrouiller comme on peut. Imaginez, si vous deviez participer à un Grand Prix de formule 1 en ayant uniquement votre permis de conduire 😉

Pour compliquer encore un peu plus les choses, l’information dont vous avez besoin n’arrive pas exclusivement par mail…

 

2) Les canaux de transmission de l’information sont de plus en plus nombreux

Il y a bien d’autres canaux de transmission et de supports différents aussi.

Quels sont-ils ?

  • Évidemment les messageries électroniques par lesquelles transites plus de 80% de notre information
  • Des fax, il y en a encore…
  • Des courriers, même s’il est en forte diminution, le 0 papier n’est pas encore pour tout de suite,
  • Des notes prises sur un cahier, un bloc-notes, en réunion, sur un chantier, en visite chez un client…
  • Des « post’its » collés dans votre agenda, sur l ’écran de votre ordinateur par vous-même ou par vos conjoints ou collaborateurs,
  • Des messages laissés sur vos boites vocales de téléphones fixes et mobiles,
  • Les infos glanées sur internet ou sur des Newsletters…
  • Toutes les infos que l’on échange autour d’un café pendant une pause ou lors d’un déjeuner…des informations souvent plus importantes que celles que vous recevez par mails !

Et pourtant, pour exploiter ces informations le moment venu il va bien falloir les stocker !

3) Les moyens et supports de stockage de vos informations sont multiples

Donc reprenons, Le nombre d’infos que vous avez à gérer est de plus en plus important, les canaux de transmission et les supports sont multiples. Ça se complique encore un peu plus parce qu’il y a plusieurs moyens et lieux de stockage de ces informations…

Quels sont les trois moyens de stockage principaux que nous utilisons ?

  • L’informatique, de plus en plus de documents sont numérisés que ce soit dans le cadre professionnel ou privé,
  • La Mémoire, souvent très sollicitée et de manière inconsciente.

Pour chacun de ces moyens de stockage il peut y avoir plusieurs lieux dans lesquels sont disposées nos informations.

4) Les lieux de classement peuvent également être très nombreux

  • Pour ce qui concerne l’informatique nous pouvons conserver des fichiers sur ;

Le disque C:,

– Des clés USB,

– Des disques durs externes,

– en ligne sur Skydrive, Dropbox ou Google drive,

– des serveurs dédiés,

– Un intranet d’entreprise,

……………………….  

  • et Pour ce qui concerne les documents papiers ;

Les armoires,

Les tiroirs à dossiers suspendus,

– Empilés sur le bureau,

– Les salles « archives »,

………………………..

Vous avez donc à votre disposition des « combinaisons » de stockages, de supports et de transmissions de vos documents et fichiers presque infinies…

Et pourtant, stocker toutes ces informations n’est pas une fin en soi. Si vous stockez, dites-vous qu’il vous faudra pouvoir les retrouver le moment venu pour les traiter, les exploitez. Sinon, autant les jeter à la poubelle tout de suite !

 

Pour résumer ; Si vous stockez de l’information c’est forcément pour … la RETROUVER !

Alors justement, comment faire pour retrouver ? Je vous en reparle dans les prochains articles mais avant il y a la 5ème raison qui nous empêche de retrouver facilement nos documents. A découvrir très bientôt !

 

Et vous, combien de types et de lieux de stockage de votre information avez-vous identifié ?

Y-a-t-il d’autres moyens ou lieux de stockage que je n’aurais pas listés ?

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