Organisation personnelle

Des méthodes d’organisation personnelle simples et concrêtes pour une vie professionnelle efficace et sereine !

Pourquoi vous devez désactiver les notifications de votre boîte de réception mails

Ces notifications qui s’affichent sur notre écran chaque fois qu’un nouveau mail arrive plombent nos journées. Je profite d’un déplacement en voiture dans Lyon pour illustrer concrètement pourquoi ces interruptions permanentes minent notre productivité mais aussi et surtout notre moral et notre santé !
Je suis sûr que lorsque vous conduisez en ville, vous arrêter tous les 200 mètres à cause de ces trucs, ça finit par vous agacer !
Vous allez comprendre de quoi je veux parler en regardant la vidéo

Agenda ; l’erreur qui peut ruiner tous vos efforts de gestion du temps

Vous utilisez un agenda informatique ?
Outlook, Lotus, Google Calendar ?…

Ou un agenda papier ?
Peu importe !

Vous y reportez les réunions, comités, groupes de travail,
les rendez-vous avec vos clients fournisseurs, collègues de travail…

Vous avez même pris soin d’estimer le temps que vous allez passer
en réunions et en rendez-vous ?

Jusque là, tout va bien !

Mais ce qui est dommage, c’est que parfois on s’arrête là…
et du coup,
l’agenda ne traduit pas l’occupation de nos journées.
En dehors des réunions et des rendez-vous, notre agenda est vide….
Est-ce que pour autant, on n’a rien fait d’autre dans notre journée ?
Bien sûr que non !

C’est bien là le problème N°1, notre agenda ne traduit
pas l’occupation de notre temps
et du coup, il devient difficile de bien le gérer
« ce temps » qui nous manque tant !

Si vous voulez pousser un peu plus loin l’utilisation de votre agenda,
et en faire un véritable outil de gestion du temps
on va voir tout de suite l’ERREUR qu’il faut éviter à tout prix.

Problème N°2

On fait presque tous cette erreur qui remonte à notre enfance !
Je l’ai moi-même faite il y a plus de 20 ans avant que je ne m’intéresse aux
techniques d’organisation et de gestion du temps…

Et c’est bien normal, c’est comme ça qu’on nous a dit de faire à l’école !!!!
Et encore qujourd’hui, ça n’a pas changé, voici l’agenda de ma fille
l’année de sa sixième, c’était l’année dernière…

Chaque jour, les devoirs à faire sont notés à la date à laquelle il
devront être rendus….

Inconvénient N°1 :

Pas de vision d’ensemble
des devoirs faits et à faire dans chaque matière.

Inconvénient N°2 :

Pas de planification des étapes intermédiaires.
c’est donc difficile de savoir quand démarrer un devoir
pour être prèt à la date butoir.
Très difficile aussi de répartir sa charge de travail.
On est obligé de feuilleter constamment son agenda…

Inconvenient N°3 pas de représentation réelle des temps passés et à prévoir

Inconvenient N°4 : L’agenda sert également de pense bête

L’agenda devient un pense bête et un cahier de notes alors que ce n’est pas sa fonction.

Un agenda doit être un outil de mesure de l’occupation de son temps…

Alors, comment on fait ?

Tout simplement ce qu’on fait déjà, à la maison quand on
s’organise pour faire les courses !
Imaginez….
Je suis sûr que dans votre agenda vous ne mettez pas
Sur la journée du lundi « Acheter du beurre »
Puis sur la journée du mardi
« Passer à l’épicerie pour acheter de la farine »
« Ne pas oublier le pain et de l’huile d’olive » le mercredi
Et sur la journée du samedi
« Les céréales, le lait, les oeufs, les produits d’entretien »…..
bref, la liste du reste des courses de la semaine !

Qu’est-ce que vous faites ?
Vous faites bien une « Liste de courses » à part
(post’it sur le frigo, appli, peu importe le support)
et vous vous notez dans votre agenda un temps pour
« faire les courses » le samedi ou un jour de la semaine !

Et bien c’est exactement la même chose dans nos activités professionnelles
Par Exemple
Si on doit « Réserver une salle pour la prochaine réunion d’encadrement »
« Appeler Magalie pour préparer l’ordre du jour pour cette prochaine réunion Encadrement »
« Faire le compte rendu à l’issue de la réunion »
« Diffuser le compte rendu aux participants »

Le sujet pour lequel on va réserver du temps est « Réunion encadrement »
et toutes les actions que l’on va mener pour organiser cette réunion vont être listées à part comme pour la liste de course.

Pour résumer ;
Distinguez bien les sujets/thèmes pour lesquels vous menez vos actions.
Ce sont uniquement les temps passés sur les sujets/Thèmes qui doivent apparaître dans votre agenda et
non pas le détail des actions. On verra dans une prochaine vidéo comment suivre toutes les actions d’un même thème.
Vous verrez plus clair dans votre activité.
Votre agenda vous indiquera précisément ce pour quoi vous avez dépensé du temps.
Vous saurez établir plus précisément des « budgets temps » prévisionnels pour
chacun de vos projets ou dossiers à suivre.
Vous vous sentirez moins dans l’urgence !

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C’est la rentrée !

J’espère que vous avez pu prendre quelques vacances
et que vous en avez bien profité !

Avez-vous pris du temps pour vous ?
Avez-vous pris un peu de recul ?
Avez-vous pris de nouvelles résolutions ?
Avez-vous pris la décision de démarrer de nouveaux projets ?

Dans cette courte vidéo, je vous partage les miens !

Ma résolution N°1 côté pro ?
J’aimerais garder le contact avec toutes celles et tous ceux que j’ai accompagnés au cours de ces 17 dernières années.
Et même au-delà, avec le plus grand nombre d’entre vous, partager des expériences, des conseils, des astuces pour vous aider à optimiser votre organisation personnelle et vous permettre de trouver ou retrouver un esprit plus libre et serein.
Pour ce faire, je souhaiterais publier une vidéo par semaine pour illustrer, d’une manière concrete, des principes d’organisation et de gestion du temps tirés de mes, et surtout de vos expériences de vie personnelle.
Au travers de métaphores bien choisies, il devient évident de comprendre, et du coup, de mettre en pratique, ces principes souvent abstraits.

Mon prochain objectif côté perso ?
Il constituera le « fil rouge » de bon nombre de mes prochaines vidéos !
Je vous en reparlerai très bientôt…

J’ai tourné cette vidéo le dernier jour de mes vacances en Provence.
L’image est parfois floue et le son n’est pas très bon.
Et finalement, c’est peut-être ça ma résolution N°1 ;
Ne plus vouloir être dans la perfection en permanence… 😉
J’espère que vous ne m’en triendrez pas rigueur….
C’est l’une des premières d’une série que j’espère très longue…;-)

Je vous souhaite une bonne rentrée !

A très bientôt

Trier ses Mails avec des Règles Automatiques, Attention Danger !

Trier ses mails avec les règles permet de classer automatiquement vos mails entrants…

Vous pouvez, par exemple, décider de classer tous les mails envoyés par votre collaborateur Pierre dans un dossier qui lui sera réservé.

Vous pensez ainsi vous faciliter la tâche et gagner du temps….
C’est ce que je croyais moi-aussi mais je n’utilise plus les règles de tri parce qu’aujourd’hui, je suis convaincu qu’au contraire, trier mes mails avec les règles complique les choses.

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Avez-vous pris cette habitude lorsque vous ouvrez votre boite de réception mails ?

Imaginez, lorsque vous rentrez chez vous le soir, vous ouvrez votre boite aux lettres et que faites-vous ?

Vous faites un premier tri en jetant les prospectus qui ne vous intéressent pas sans même les feuilleter. Vous dépouillez ensuite le reste du courrier avec plus d’attention….

Pourtant, c’est un automatisme que l’on applique beaucoup moins systématiquement quand on se retrouve devant notre boite de réception mails.

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