Dans l’article Comment retrouver ses documents ?, je vous proposais de codifier les dossiers de votre base d’organisation ou de votre arborescence informatique.

Pourquoi ? quel intérêt cela peut présenter pour vous ?
Voyons tout de suite les 5 bonnes raisons qui vont vous inciter à codifier vos dossiers.

1) Vous lirez facilement votre arborescence informatique :

Quel est le texte qui vous donnerait le plus envie de lire, celui de gauche ou de droite ?….

 

Ce sont exactement les mêmes textes avec une mise en page différente,
Alors, vous avez choisi celle de gauche ?….

Et c’est bien normal, le texte est plus « aéré », découpé en paragraphe avec des retours à la ligne. Vous mémorisez plus facilement sa structure et le plan.
Lorsque vous souhaitez revenir sur un élément en particulier, vous visualisez l’endroit où se trouvait l’information à retrouver et vous vous dites, c’était dans le 3ème paragraphe… ;

Mais quel rapport la mise en page d’un texte peut-elle avoir avec la codification des dossiers ?

Revenons à notre arborescence informatique,

Voici une arborescence non codifiée                                  Et la même arborescence codifiée

 

Le système d’organisation tel que nous l’avions défini dans l’article Comment retrouver vos documents ? comptait au maximum 30 thèmes par domaine.

Ces 30 sous-dossiers appartenant au domaine 2 MANAGEMENT RH ne sont pas tous affectés à un thème. Cela permet de créer des « blocs de thèmes » dont l’objectif est presque identique et de laisser des espaces libres.
Ainsi les thèmes liés aux réunions et à la formation sont respectivement codifiés 210, 210, 212, 213, et 220, 221, 222.
Exactement comme les phrases dans un texte que l’on regroupe en paragraphe pour en faciliter la lecture.

 

2) Vous pourrez choisir le positionnement d’un dossier dans votre arborescence

Le classement ne s’effectue plus par ordre alphabétique. La position des thèmes dans l’arborescence sera stable et ne bougera pas suite à la création d’un nouveau thème.
Lorsque que vous devez ouvrir un dossier vous avez en tête son positionnement dans la base. Vous vous direz,
« Le dossier que je recherche se trouve « dans le bloc » en bas. »
Ou
« Le règlement intérieur » se trouve à peu près au milieu ! »
La mémorisation de votre arborescence sera plus facile !
Vous pourrez aussi choisir de placer en tête de liste le thème qui vous semble important ou que vous utilisez souvent.
Avant de connaitre la technique de la codification, certaines personnes que j’accompagne libellaient ainsi leur dossier pour être sûr de les voir apparaitre au début de leur arborescence. ;

AAAAAA Planning du personnel
AAAAAA Planning des congés

Je faisais pareil avant de connaitre cette technique ;-).  Ça marche bien sûr, mais c’est quand même plus simple avec un code chiffré…

 

 

3) Vous pourrez « enregistrer sous » plus facilement…

Lorsque vous devez enregistrer un fichier dans un dossier,


Par exemple le compte rendu de la dernière réunion du CHSCT.
C’est beaucoup plus facile de décliner toute l’arborescence pour aboutir sur un N° de dossier plutôt que sur un nom écrit en toutes lettres. Avec l’habitude, vous aurez même le code en mémoire.

Imaginez…
Vous devez vous rendre chez des amis qui habitent au 60 cours Émile Zola. Vous allez d’abord repérer le N° qui se trouve au-dessus de la porte d’entrée avant de lire leur nom sur la sonnette ou la boite aux lettres

 

 

4) Maintien de la Confidentialité.

Parfois, rien que le nom d’un dossier peut révéler des éléments que vous souhaitez garder confidentiels.
Il vous suffira alors de mémoriser le code sans rajouter de dénomination en toutes lettres.

 

 

Pour ce qui concerne les dossiers « papier »

5) Écrivez et lisez un code sur les étiquettes des dossiers suspendus ; c’est beaucoup plus simple !

Ce n’est pas facile de lire les onglets de dossiers suspendus parce que les titres ne sont pas toujours écrits par la même personne. Les dossiers suspendus n’ont pas tous les mêmes onglets y compris pour une même référence.

Dossiers NON codifiés………………………… Dossiers codifiés

Avez-vous déjà écrit sur les bandelettes à glisser dans les dossiers suspendus ?
au début, on les imprime bien proprement à l’ordinateur ou à la dymo et très vite, lorsqu’il faut créer un nouveau dossier dans le feu de l’action, on ne prend plus le temps et on écrit à la main et là ça énerve… en tout cas ça m’énervait !

Les porte-étiquettes pour dossiers suspendus ont parfois un « effet loupe », sont en plastique « fumé », très inclinés ou plutôt droits, bref ça complique la lecture.

Un code numérique est beaucoup plus rapidement lu et retrouvé sans effort.

C’est encore plus difficile lorsque les dossiers sont placés dans des armoires « à la verticale »….
Il faut alors se contorsionner pour identifier le bon dossier.

Comment faire le lien entre le code et le contenu du dossier ?

Petit rappel :
Dans l’article comment retrouver ses documents ? , je vous présentais les principes du Système d’Organisation thématique ou répertoire des domaines.
Eh bien pour retrouver un document vous consulterez tout simplement  le répertoire de vos dossiers.
Imaginez, c’est comme si vous ouvriez un annuaire pour trouver l’adresse de la personne à qui vous voulez rendre visite….
Vous cherchez le nom de la personne et ensuite vous obtenez son adresse. Vous ne partez pas avec votre voiture pour sillonner toutes les rues de la ville en essayant de trouver le nom qui correspond sur les sonnettes !

Petite astuces pour avoir le répertoire toujours en vue,
Soit vous imprimez l’arborescence et vous la scotchez sur la porte de votre armoire ou vous la posez sur votre tiroir dans une pochette plastique,
Soit vous créez un répertoire des domaines au format excel pour que ce soit plus clair et lisible.

Vos astuces pour organiser et libeller vos dossiers m’intéressent,
Partagez les dans les commentaires ci-dessous !

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