Conseils d’organisation

Dans les articles Délégation et gestion du temps, Comment reconnaître vos singes, et En avez-vous plein le dos ? nous découvrions ce qu’était un singe et comment l’identifier…

Je vous propose de découvrir trois clés pour éviter que les singes des autres ne vous sautent sur l’épaule.

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Il y a presque 30 ans, Oncken et Wass publiaient un article remarqué sur le contrôle des tâches et la gestion du temps. D’après eux, nombreux sont les managers qui consacrent à leurs collaborateurs beaucoup plus de temps qu’ils ne le pensent…

Pour bien comprendre ce qui suit, et si vous ne l’avez pas encore lu, découvrez l’histoire d’Arthur dans  l’article précédent En avez-vous plein le dos ?

Comme Arthur, vous arrive-t-il d’accueillir les « singes » de vos collaborateurs sur vos épaules ?

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Avez-vous parfois l’impression de ne plus savoir où donner de la tête ?,

De crouler sous les sollicitations de vos collaborateurs ?

Et de vous dire… là, j’en ai vraiment plein le dos !…

Découvrez l’histoire d’Arthur*, manager dans la société CHIMPE and ZE.

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Les ponts du mois de mai vous donnent envie de partir quelques jours en vacances ?

Vous êtes ou allez inévitablement passer par la phase « préparation des bagages et chargement du coffre de votre voiture » !

Vous y avez minutieusement placé toutes les valises et sacs, comblé le moindre espace libre avec les jouets du « petit dernier » 😉 ?.

Vous est-il déjà arrivé de devoir « forcer » un peu et même beaucoup pour fermer le coffre de votre voiture ?

Attention, vous prenez un risque…

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Dans l’article Comment retrouver ses documents ?, je vous proposais de codifier les dossiers de votre base d’organisation ou de votre arborescence informatique.

Pourquoi ? quel intérêt cela peut présenter pour vous ?
Voyons tout de suite les 5 bonnes raisons qui vont vous inciter à codifier vos dossiers.

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Pour conclure le précédent article Abandonnez votre liste de tâches, j’avais résumé ainsi ;

Ne faites pas une seule liste de tâches pour tout ce que vous avez à faire
mais bien une liste d’actions à mener pour chaque objectif à atteindre.

Nombre de listes = Nombre d’objectifs

Faire des listes d’actions par objectif, c’est très bien ! Planifier ces actions c’est encore mieux !

Imaginez…

Vous devez vous rendre chez des amis qui viennent de déménager ou préparer un déplacement pour aller voir un client.

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Êtes-vous un adepte des listes de choses à faire ?

Réécrivez-vous votre liste de tâches tous les jours en y mêlant vie professionnelle et vie privée, loisirs, projet de vacances ?

Vous reportez inlassablement certaines tâches d’une feuille sur une autre parce que vous n’avez pas pu les traiter au moment voulu ?

Vous feuilletez votre cahier à spirale pour être sûr de ne pas manquer « LA TÂCHE à ne surtout pas oublier » ?

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Il y a plus de 2000 ans, Théophraste, philosophe grec disait,

« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps ! »

Loin de moi, l’idée de contredire Théophraste…

Quoique…

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• Votre bureau est recouvert d’une tonne de papiers et vous ne retrouvez plus votre clavier ?
• Avez-vous une corbeille pleine de documents « A classer » ?
• Vous avez des dizaines ou centaines de mails dans votre boite de réception sans savoir qu’en faire ?
• Classer est une corvée et vous oblige parfois à revenir au bureau le samedi pour vous y mettre « au calme »  sans être dérangé ?

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Tous les jours, vous emmagasinez une multitude de données en lien, ou non d’ailleurs, avec vos objectifs et projets du moment et vous pensez qu’il est parfois difficile de retrouver ses documents ?

Dans l’article précédent, nous avons mis en évidence les nombreux canaux de transmissions, supports, moyens et lieux de classement de toutes ces données que vous allez utiliser tous les jours.

Stocker de l’information n’est pas compliqué, je dirais même qu’avec les outils informatiques c’est presque trop simple !

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